1 Présentation

L’ancienne version des courriers dans CREAGIDEM ne permettait pas beaucoup de liberté en termes de mise en page et de présentation, cette nouvelle fonctionnalité va vous permettre d’éditer et de mettre en page vos courriers encore plus facilement grâce à un système proche d’un éditeur de texte comme « Word ».

2       Activation des nouveaux courriers

L’activation de cette nouvelle gestion se trouve dans la partie « Configuration/Editions/Textes, lettres & CGV puis dans l’onglet Commun. Il suffit de cocher l’option « Activer la nouvelle gestion des courriers ».

3    Migration des anciens courriers vers le nouveau format

Afin de ne pas perdre le travail fourni auparavant, vous avez la possibilité de passer vos anciens modèles de courriers vers le nouveau format. La fonction de migration se trouve dans la fenêtre Configuration/Editions/Modèles de courriers ». 
Vous remarquerez que la fenêtre est la même qu’auparavant mais celle-ci ne vous propose maintenant que les nouveaux modèles.
La migration se lance en cliquant sur le bouton   en bas à droite de la fenêtre. Une fenêtre s’ouvre alors vous proposant :

• Le nombre de courriers éligibles à la migration,
  
• D’inclure un lien vers vos entêtes (conseillé).

Seuls les modèles de courriers sont migrés, les courriers antécédents ne sont pas modifiés.

ATTENTION : Si vous utilisez un courrier automatique à la suite des devis, pensez à le vérifier à la fin de la migration car celui-ci ne portera pas forcément le même identifiant.
Une fois l’opération lancée la migration s’effectue et la progression vous est indiquée par une jauge. Une info récapitulative apparait en fin de migration.

Une fois l‘opération terminée, la liste des nouveaux courriers est alors actualisée.

NOTE : Si sur les anciens courriers vous aviez utilisé les fonctions :

-       D’affichage du terme COURRIER du …,
-       D’affichage du nom et de l’adresse du client,
-       De remplacement de l’adresse du client par l’adresse de facturation,

Ces informations sont gardées et reportées sur les nouveaux courriers grâce aux champs de fusion.

Vous verrez donc apparaitre vos anciens modèles sous la forme suivante :

4       Utilisation des nouveaux modèles de courriers

Les nouveaux courriers sont disponibles sur l’ensemble des fenêtres où pouvaient être édités les anciens :

-       Dans la fenêtre X, onglet « Commun »,
-       Dans la fenêtre « Par client » en déménagement, garde-meubles, services (à partir de la NET+) et règlements,
-       Dans la fenêtre des dossiers,
-       Dans la fenêtre des litiges de déménagement. 

Les anciens courriers ayant été conservés, ils vous seront toujours accessibles si vous souhaitez les modifier ou les renvoyer au client. Les nouveaux courriers quant à eux seront reconnaissables par la case cochée « X5 » à gauche de la ligne de la liste des courriers.

5       Importation de modèles Word (Versions WEB uniquement)

Il est dorénavant possible d’importer l’un de vos modèles de document Word directement dans votre modèle de courrier.
Pour cela, à la manière des documents externes, il suffit d’effectuer un glisser-déposer dans votre navigateur internet pour envoyer le fichier vers votre session.
Une fois le drag and drop effectué, il suffit de rentrer dans votre courrier (ou modèle de courrier) puis de sélectionner l’onglet « Insertion »

La fenêtre qui s’ouvre vous présente alors les documents disponibles à l’importation. Il suffit de choisir le document voulu et de cliquer sur Valider pour importer votre document dans votre courrier.

ATTENTION : L’import d’un document Word peut faire varier un peu votre mise en page initiale si vous avez utilisé des fonctionnalités avancées de Word. Pensez bien à vérifier vos courriers après importation afin de reprendre un peu la mise en page si nécessaire.

6       Fonctionnalités des courriers

La quasi-totalité des anciennes fonctions de gestion des courriers sont maintenues, vous avez donc toujours la possibilité d’intégrer :

-       Les champs de fusion de la fiche client,
-       Les insertions de données issues des devis,
-       Les insertions des données issues des factures,
-       Les informations issues des sociétés exécutantes. 

La fonction de mémorisation comme modèle est elle aussi toujours disponible. Cela vous permet de créer votre modèle de courrier et de l’enregistrer dans vos modèles pour de futures utilisations.

La gestion des clients tiers est toujours disponible aussi.

Certaines fonctions de la zone « Destinataire » et « Afficher » sont désormais indisponibles (car elles peuvent être effectuées dans l’éditeur).

Les fonctions suivantes sont maintenant disponibles directement depuis l’éditeur de texte :

-       La « Note interne »,
-       L’affichage du code client et du nom (avec les champs de fusion),
-       La gestion de la marge haute,
-       La possibilité de passer le texte sur 2 colonnes. 

Les fonctions gardées sont remplacées par des boutons vous permettant d’insérer les informations via des champs de fusion.
Ces fonctions sont disponibles dans le sous-ensemble « Ajouter » de votre courrier (ou modèle).

Il est aussi possible d’inclure ou non les entêtes sur votre courrier.

L’appui sur ce bouton permet d’insérer le champ « COURRIER du » dans votre courrier. Il est suivi du champ de fusion ##DATE.COURRIER## qui permettra lors de la génération d’afficher la date à laquelle le courrier a été créé.
ATTENTION : La personnalisation automatique des couleurs définie dans CREAGIDEM n’est pas prise en charge dans ce champ.

L’appui sur ce bouton permet d’insérer les champs de fusion du client dans votre courrier.
Les champs utilisés sont :

-    ##CL.CIV##         -> Insère la civilité du client
-    ##CL.NOM##     -> Insère le nom du client
-    ##CL.PRENOM##    -> Insère le prénom du client
-    ##CL.AD1##        -> Insère l’adresse 1 du client
-    ##CL.AD2##        -> Insère l’adresse 2 du client
-    ##CL.AD3##        -> Insère l’adresse 3 du client
-    ##CL.CP##         -> Insère le code postal du client
-    ##CL.VILLE##    -> Insère la ville du client

Ces champs sont insérés de manière à ce qu’ils soient positionnés dans une enveloppe fenêtrée en cas d’un envoi par la poste.

ATTENTION : La personnalisation automatique des couleurs définie dans CREAGIDEM n’est pas prise en charge dans ce champ.

NOTE : La position des champs d’adresse est légèrement modifiée du fait de la présence ou non d’un entête sur votre courrier, toujours dans l’optique d’un envoi postal.

L’appui sur ce bouton permet de remplacer les champs de fusion du client dans votre courrier par ceux de l’adresse de facturation.
Ainsi, les champs de fusion cités précédemment seront remplacés par ceux-ci :

-    ##CL.CIVF##         -> Insère la civilité de facturation du client
-    ##CL.NOMF##         -> Insère le nom de facturation du client
-    ##CL.PRENOMF##        -> Insère le prénom de facturation du client
-    ##CL.AD1F##        -> Insère l’adresse 1 de facturation du client
-    ##CL.AD2F##        -> Insère l’adresse 2 de facturation du client
-    ##CL.AD3F##        -> Insère l’adresse 3 de facturation du client
-    ##CL.CPF##             -> Insère le code postal de facturation du client
-    ##CL.VILLEF##        -> Insère la ville de facturation du client

ATTENTION : La personnalisation automatique des couleurs définie dans CREAGIDEM n’est pas prise en charge dans ce champ.

Vous avez dorénavant la possibilité d’inclure ou non votre entête et votre pied de page dans votre courrier. Si lors de la migration, vous avez coché la case « Conserver un lien vers les entêtes » vos entêtes seront alors automatiquement ajoutés dans vos modèles de courriers.

Sur un nouveau courrier (ou modèle de courrier), vous pouvez ajouter/supprimer votre entête et votre pied de page en cochant la case « Insérer l’entête et le pied de page automatiquement dans le courrier ».

Afin de garder la mise en page facile et fluide, les cadres où se trouveront l’entête et le pied de page seront alors matérialisés sur votre courrier.

1   Principes

Il est désormais possible de générer les fichiers de prélèvements SEPA lors d’une facturation automatique de garde-meubles / self stockage.
Cela vous permet de créer le fichier de prélèvement que vous pourrez envoyer à votre banque afin de déclencher les ordres de prélèvement.
Cette fonctionnalité est pour le moment uniquement réservée à la facturation automatique. Aucun fichier ne pourra être généré pour une facture de déménagement, de service ou issue d’une facturation manuelle de garde-meubles.

2   Données obligatoires 

La génération du fichier SEPA implique des données bancaires obligatoires devant être renseignées sur le client lui-même ainsi que dans la configuration de votre banque.

Les coordonnées bancaires de votre client devant être renseignées sont :

-    L’IBAN,
-    Le BIC.

Ces données peuvent être ajoutées dans l’onglet Comptabilité de votre fiche client.

Une vérification de la syntaxe de l’IBAN est effectuée permettant d’éviter de saisir les informations dans un mauvais format.

Une vérification du BIC est aussi effectuée. Pour rappel, le numéro BIC doit se présenter de la façon suivante :

                                               DAAE                     FR                           PP                           CCT
                                               Code                      Code                       Code                      Code
                                               Banque                  Pays                        Localisation          Optionnel

Les données de votre banque se trouvent dans Configuration/Comptabilité/Banques. Les coordonnées bancaires de votre banque devant être renseignées sont :

-       L’IBAN,
-       Le BIC,
-       Le numéro ICS (Identifiant Créancier SEPA). 

Les mêmes vérifications que sur le client sont appliquées sur l’IBAN et le BIC.
Le numéro ICS est lui aussi vérifié et doit se présenter sous la forme suivante :

                                               FR                           12                           ZZZ                        ABC123
                                               Code                      Clé                          Code                      Code
                                               Pays                       Contrôle                 Activité                  NNE

Cette mention doit être renseignée dans la fiche client, onglet « Comptabilité ». Elle se trouve en dessous de l’IBAN et du BIC du client.

3 Fonctionnement 

La génération du fichier de prélèvements se fait dans la fenêtre de règlements en masse. Cette fenêtre se trouve dans GM / SELF/Etat/Rglts de masse/Générer SEPA

ATTENTION : Pour générer le fichier de prélèvements, la génération des règlements de masse doit avoir été effectuée, un message d’erreur s’affiche dans ce cas.

La fenêtre se présente sous cette forme :

La sélection de votre banque est obligatoire pour générer le fichier. Elle est automatiquement sélectionnée si l’ensemble des règlements ont été générés sur la même banque. Voir les cas particuliers si la banque n’est pas sélectionnée automatiquement.
Si les informations obligatoires de la banque sont manquantes, un message apparaitra aussi vous indiquant que des données sont nécessaires à la génération du fichier.

Lors de la première génération d’un règlement, celui-ci sera considéré comme First (premier règlement). Si par le passé, vous avez déjà effectué des prélèvements pour le client concerné, vous devez obligatoirement passer la récurrence du prélèvement en Récurrent.

Vous pouvez modifier la valeur soit :

•  Au cas par cas en cliquant dans la combo de la ligne sélectionnée,
•  En cliquant sur le bouton  permettant alors de passer toutes les lignes de la table en récurrent.

Pour sélectionner les prélèvements à générer, vous pouvez :

• Soit sélectionner une date spécifique pour le prélèvement (tous les prélèvements du 10 par exemple).
  La liste des dates de prélèvement est remplie en fonction des dates disponibles pour les règlements.
  
• Soit effectuer un double-clic sur la case « générer » du règlement en question,
• Soit cliquer sur le bouton pour sélectionner l’ensemble des règlements de la table. La fonction tout côcher est accessible uniquement si vous avez laissé la valeur « Tous » dans les dates de prélèvement, sinon, ce sera les règlements dont la date correspond qui seront automatiquement sélectionnés.

Enfin, pour lancer la génération du fichier, il suffit de cliquer sur le bouton pour lancer la génération du fichier.

Si dans votre liste se trouvent des règlements « First » et « Récurrents », une fenêtre s’affiche alors vous proposant :

-       Soit de générer un fichier unique incluant les « First » et les « Récurrents »,
-       Soit de générer deux fichiers, un fichier « First » et un fichier « Récurrents ».

Pour les clients WEB, le(s) fichier(s) est(sont) alors automatiquement téléchargé(s). Pour les autres, le logiciel vous demandera alors l’endroit où vous souhaitez enregistrer le(s) fichier(s).

Manque d’informations bancaires du client :
Lors d’un manque d’informations bancaires, la ligne où les informations sont manquantes est alors affichée en rouge dans la table.
Cette ligne ne pourra être sélectionnée tant que les informations ne seront pas entrées dans le client.

Modification des coordonnées bancaires du client :
Lorsqu’une modification des coordonnées bancaires du client est détectée, la ligne concernée est alors affichée en orange. Le règlement en question peut être intégré au fichier de prélèvements les nouvelles coordonnées bancaires seront alors modifiées.

Modification de la référence unique de mandat :
Lors de la modification des coordonnées bancaires, la référence unique de mandat doit être modifiée. Si la référence n’a pas été mise à jour, elle s’affiche alors en violet dans la table récapitulative. Il est impératif de la modifier pour pouvoir générer le fichier de règlements.

Utilisation de plusieurs banques lors des règlements de masse :
Si lors de la génération des règlements de masse, vous avez utilisé plusieurs banques (une pour le garde-meubles et une pour le self par exemple), un triangle rouge s’affiche alors à côté de la liste des banques et aucune banque n’est alors sélectionnée par défaut. 
Vous devrez alors choisir la banque sur laquelle vous souhaitez générer le fichier de prélèvement. L’appui sur le bouton « Tout cocher » sélectionnera alors uniquement les règlements pour la banque concernée.

1    Présentation

CREAGIDEM se dote dorénavant d’un système de gestion des groupages pour le déménagement national. Cette fonctionnalité est disponible dans le ruban principal en cliquant sur l’icône

La fenêtre qui s’ouvre se décompose en 4 parties :

-    Un bandeau de sélection (période, type de déménagement, volume, etc…)
-    Un onglet de création de groupage,
-    Un onglet permettant de lister les groupages existants,
-    Un onglet permettant de lister les groupages clôturés.

2    Création d’un groupage

La création de la liste des déménagements disponibles pour un groupage s’effectue dans le ruban du haut en sélectionnant le type de déménagement, la tranche de volume ainsi que le(s) département(s) concerné(s).
Le choix des départements est facultatif mais peut vous aider à optimiser votre trajet en fonction.

ATTENTION : Les déménagements qui vous seront proposés sont des devis qui ont été passé en commande et qui ne disposent pas encore de date de chargement dans l’exploitation.

Pour afficher la liste et la carte, sélectionnez la tranche de volume et cliquez sur le bouton Rechercher afin de lancer la génération de la carte ainsi que la liste.

La liste établie, la page se découpe de cette façon :

•          Sur la partie gauche, la carte des déménagements avec les positions au chargement (ou à la livraison selon le mode que vous avez choisi auparavant),
•           Sur la partie droite, le détail des déménagements disponibles.

Vous avez la possibilité de cliquer sur le marqueur dans la carte. Le nom du client est alors affiché au-dessus et celui-ci est alors sélectionné dans la liste de droite.

Vous avez alors la possibilité de créer un nouveau groupage en cliquant sur l’icône en bas à droite de la fenêtre.
La liste des camions ainsi qu’une représentation matérialisée d’un camion apparait alors.

Pour commencer la création du groupage, il suffit de sélectionner alors un déménagement dans la liste de droite et de le faire glisser dans le cadre à côté du camion ou directement sur le camion. Ce déménagement sera lors ajouté au groupage.

Le volume du déménagement est alors représenté graphiquement à l’intérieur du camion afin de donner une idée de l’espace occupé par le(s) déménagement(s). Le volume restant disponible dans le camion est alors affiché.

Si la capacité du camion venait être dépassée lors de l’ajout d’un déménagement, le logiciel vous proposera alors si vous souhaitez ajouter une remorque.

Si vous confirmez, il vous est alors demandé de renseigner la volume de cette remorque. A la validation, cette remorque est alors matérialisée ainsi que le volume affecté.

ATTENTION : La limite de lots dans un groupage est fixée à 5. 

Si la capacité de la remorque venait à être dépassée aussi mais que vous savez que tous les lots entrent dans le camion, le logiciel vous avertira du dépassement mais vous laissera valider ce groupage.

ATTENTION : Il n’est pas possible d’affecter un lot déjà présent dans un groupage dans un autre groupage. Le logiciel vous avertira par un message que le lot est déjà affecté.

La présence d’un lot dans un groupage est aussi indiquée dans la liste des lots par la présence du texte « Déjà présent dans un groupage ».

La création du groupage s’effectue en cliquant sur le bouton à droite de la liste des lots intégrés dans le groupage.
Vous pouvez aussi supprimer un lot du groupage en cours en cliquant sur le bouton .

3    Liste des groupages 

Une fois le groupage créé, celui-ci se retrouve dans l’onglet « Liste des groupages ».

La fenêtre qui s’ouvre se décompose alors en 4 parties :

•       La partie gauche qui liste l’ensemble des groupages déjà renseignés dans CREAGIDEM,
•       La partie haute qui liste l’ensemble des lots composant le groupage,
•       La partie centrale affichant la carte des itinéraires des lots du groupage,
•       La partie basse affichant la représentation des lots déjà présents dans le camion ainsi que les boutons d’exploitation et d’ajout de lot.

La liste affichée est celle des groupages créés et encore en cours (non clôturés). Elle récapitule par groupage, l’ensemble des lots inclus, leurs volumes ainsi que les codes postaux de chargement et de livraison.
Le détail du groupage peut se visualiser en cliquant sur le bouton

Une fois le groupage sélectionné, la liste des lots s’affiche sur la partie haute de l’écran.
Cette liste récapitule l’ensemble des informations du lot ainsi que de son exploitation.
Chaque lot est coloré pour être visible dans la représentation graphique du camion (voir plus bas).

Vous avez la possibilité de changer l’ordre des lots en cliquant sur les icônes . Cela vous permet de placer vos lots en fonction de vos préférences ou des trajets de votre groupage. Ces changements sont aussi répercutés dans la représentation graphique du camion.

Il est aussi possible de supprimer un lot de votre groupage en le sélectionnant puis en cliquant sur l’icône .
Une confirmation est alors affichée à l’écran vous indiquant que les informations entrées dans l’exploitation du groupage seront effacées.

Lors de la sélection d’un groupage, une carte interactive vous est présentée reprenant les trajets de chaque lot. Chaque trajet reprend la couleur qui lui a été assignée dans la liste précédente afin de visualiser rapidement chaque lot et ainsi, pouvoir permuter les positions si besoin.

Dans la partie basse, la représentation graphique des lots dans le camion est alors reportée avec les couleurs

Vous avez la possibilité d’ajouter un nouveau lot (dans la limite de 5 lots au total) en cliquant sur le bouton .
Si votre groupage contient déjà 5 lots, un message d’erreur s’affichera vous indiquant qu’il n’est plus possible d’ajouter de lots.

Lors de l’ajout d’un lot, la fenêtre suivante s’ouvre :

Vous avez la possibilité de rechercher un nouveau lot :

•       Soit directement, dans tous les départements en cliquant sur « Rechercher »,
•        Soit en sélectionnant le(s) département(s) (3 maximum).

Par défaut, la valeur de recherche correspond au volume théorique restant disponible dans le groupage mais vous pouvez modifier la valeur en sélectionnant une nouvelle valeur grâce au potentiomètre.

Une fois la recherche effectuée, les lots disponibles sont alors affichés sur la partie droite de la fenêtre.

Il suffit de sélectionner le lot souhaité pour l’ajouter dans le groupage.

La liste des lots, la carte ainsi que la représentation graphique du camion sont alors actualisées.

4    Exploitation d’un groupage 

La fenêtre d’exploitation d’un groupage s’ouvre en cliquant sur le bouton à côté de la représentation du camion.
La fenêtre s’ouvre et adapte les lots en fonction des lots présents dans le groupage.

Cette fenêtre reprend partiellement la fenêtre de l’exploitation normale d’un déménagement. Le planning avancé n’est pas disponible pour les groupages pour le moment.

Les lots sont affichés en fonction de leur position initialement précisée dans la fenêtre précédente. Les informations communes pour l’exploitation d’un groupage sont :

•       Le camion (qui est choisi au moment de la création du groupage),
•        Le personnel affecté aux déménagements.

NOTE : Il est tout à fait possible de changer / ajouter un camion si besoin.

Les dates fixées au planning se fixent automatiquement pour chaque déménagement au moment de leur assignation au chargement et à la livraison.

Une fois toutes les informations rentrées, vous avez alors la possibilité :

•       D’éditer toutes les lettres de voiture (format papier),
•        D’envoyer toutes les lettres de voiture sur votre application Dematex (dématérialisation des lettres de voiture),
•        De facturer l’ensemble des déménagements en même temps.

Lorsqu’une de ces opérations a été réalisée, elle est notée d’une coche verte en haut à droite de l’icône concerné.

Lors de la facturation, vous aurez la possibilité de choisir la date d’émission de la facture entre :

•        La date du jour,
•        La date du chargement.

La clôture du groupage vous permet de finaliser votre groupage et de le considérer comme « terminé » afin de le supprimer de la liste. Elle s’effectue en cliquant sur l’icône  en bas de la fenêtre d’exploitation. La clôture d’un groupage empêche par la suite :

•        D’éditer les lettres de voiture en masse (papiers et dématérialisées),
•        De facturer en masse.

Il est cependant possible d’effectuer ces opérations unitairement pour chaque client.

5    Groupages clôturés

L’onglet des groupages clôturés vous permet d’afficher l’ensemble des déménagements faisant partie d’un groupage ayant été clôturé. Cette table est triable et exportable vers Excel à des fins de statistiques. Il est possible de déclôturer/réactiver un groupage en le sélectionnant dans la liste déroulante et en cliquant sur le bouton .

Il est désormais possible de modifier le texte « haut » dans vos relances. Le paramétrage se fait au même endroit que précédemment (Configuration/Editions/Textes, Lettres & CGV, onglet Finances) dans la sous partie « Texte Relance (haut) ».

L’état de relance a aussi été revu afin que le texte du bas soit maintenant collé au tableau.

La colonne Origine client a été ajoutée dans la statistique des déménagements facturés ainsi que celle des factures spontanées.
Cela vous permet d’effectuer encore plus de tri sous Excel lors d’un export.

Il est désormais possible d’effectuer une sélection multiple sur les lignes de containers « vu à quai » en sélectionnant la ligne avec la touche Ctrl enfoncée. 
Les lignes ainsi sélectionnées sont alors reportées lors de l’impression.

L’export vers Excel des tables de statistique est maintenant disponible en version WEB (existait déjà en version client lourd). Il suffit d’effectuer un clic droit sur la table voulue et de sélectionner « Exporter vers Excel ». Le fichier est alors directement téléchargé. 

Il est désormais possible d’ajouter un (ou plusieurs) véhicule(s) dans le calculateur de coûts de revient sur vos devis de déménagement.

Il suffit de cliquer sur le bouton « Ajout camion » puis de sélectionner le nombre de véhicules supplémentaires. Ces véhicules peuvent être soit des VL, soit des PL. Les coûts supplémentaires sont alors ajoutés dans le calcul de la traction.

Un appui sur la touche « Echap » de votre clavier pouvait conduite à la fermeture du logiciel. Ce dysfonctionnement a été corrigé dans cette version.

La limite de caractères a été allongée dans les devis et les contrats de garde-meubles et self-stockage.

La fonction de recherche de navires lors de la création d’un voyage a été corrigée dans cette version.

La visualisation d’un document externe de type PDF se fait dorénavant dans un lecteur PDF permettant de visualiser l’intégralité du document. Pour les versions WEB, la fenêtre a été réorganisée et peut dorénavant être agrandie.

L’adresse mail de contact est désormais disponible dans la configuration de Mon Entreprise.
Cette adresse sera celle utilisée dans le cadre de la signature électronique prochainement disponible.

Les caisses déjà affectées dans un container ne s’affichent désormais plus dans la liste. (elles étaient en rouge auparavant).

Il est possible de faire une recherche par port de destination. Les ports affichés sont les ports enregistrés et utilisés dans les commandes de déménagement, c’est pour cela que vous pouvez voir le même port plusieurs fois mais avec une orthographe différente ou un espace en plus, etc…

Les ports de destination sont maintenant affichés dans la table.

Il est possible d’effectuer un export vers Excel de cette table.

Lors de la validation d'une fiche client, les espaces sont dorénavant automatiquement supprimés à l'exterieur du mot / de la phrase (avant et après le mot/la phrase).

Cette fonctionnalité est aussi disponible lors de la création d'un nouveau compte utilisateur sur CREAGIDEM.