Il est nécessaire que le chef d’équipe ou le sous-traitant ait été paramétré en amont dans CREAGIDEM afin de lui créer des identifiants.

Pour un chef d’équipe, se rendre dans Configuration/Entr. & Pers./Personnel et ouvrir sa fiche.

Dans l’onglet Dématérialisation, cocher la case Utilisateur Dématérialisé et entrez un nom d’utilisateur (par défaut la 1^ère lettre du prénom[point]le nom) puis un mot de passe.

Le chef d’équipe est alors éligible à la connexion dans Dematex.

Pour un sous-traitant, se rendre dans Configuration/Entr. & Pers./Sociétés exécutantes et commanditaires et ouvrir sa fiche dans la table Déménagement et Transit.

Dans la partie Dematex, cocher la case Sous-traitant Dématérialisé et entrez un nom d’utilisateur (par défaut le nom de la société sur 7 caractères) puis un mot de passe.

Pour vous connecter, il est nécessaire de renseigner les champs suivants :

-       L’id de votre société (fourni par CREAGICIEL de la forme XXXXX_LICENCE),

-       Le nom d’utilisateur. (renseigné dans CREAGIDEM),

-       Le mot de passe. (renseigné dans CREAGIDEM),

-   L’interrupteur de sous-traitance. Dans le cas de la sous-traitance, l’identifiant de la société reste le même mais les identifiants de connexions sont ceux fournis par votre donneur d’ordre.

- Une connexion internet est obligatoire pour récupérer la liste des nouveaux déménagements. Veillez à accepter la notification de demande de découverte de réseau. Sans acceptation, l’application ne pourra pas fonctionner.

- Votre localisation est utilisée lors du calcul des itinéraires, veillez à accepter la notification de demande de géolocalisation. Sans acceptation, la gestion des itinéraires ne pourra pas fonctionner.

Après la 1^ère connexion, vous avez la possibilité de vous connecter automatiquement à l’application en appuyant sur le bouton .

L’authentification sécurisée de votre téléphone (biométrique, Face ID, etc…) est alors déclenchée et la connexion est effectuée.

Une fois la connexion effectuée, la fenêtre d’accueil s’affiche.

Chaque cellule représente un déménagement à partir de la date du jour. Les déménagements ayant une date de chargement antérieure mais une livraison supérieure ou égale à la date du jour sont aussi représentés afin des pouvoir effectuer les opérations de livraison.

Une opération de déménagement est représentée de la forme suivante :

Dans la partie gauche :

-       Le nom et le prénom du client en haut à gauche,

-       L’adresse de chargement,

-       L’adresse de livraison,

-       La catégorie de déménagement,

-       Le kilométrage et le cubage.

Dans la partie de droite :

-       Le type de déménagement,

-       La date de chargement,

-       Si elle est différente, la date de livraison (sinon elle n’est pas affichée).

Dans la partie basse :

-       Le nombre de personnes prévues au déménagement ,

-       Le nombre de véhicules prévus au déménagement ,

-       L’état des exemplaires de lettre de voiture. (Effectué, non disponible et/ou effectué depuis un autre appareil).

Les lettres affichées sont les suivantes :

§   O pour Ordre de mission,

§   C pour Chargement,

§   L pour Livraison,

§   H pour Heures.

Dans la barre d’action se trouvent aussi 3 autres éléments :

-       L’icône  permet d’ouvrir un menu glissant permettant de naviguer dans d’autres menus de l’application.

-       L’icône  permet d’afficher/masquer les déménagements antérieurs à la date du jour.

Celui-ci varie en fonction de la vue affichée.

o      quand les déménagements antérieurs sont masqués.

o      quand les déménagements antérieurs sont affichés.

La légende peut être consultée en cliquant sur le bouton  dans la barre d’action de votre appareil.

o    L’icône  permet de rafraichir la page et rechercher de nouveaux déménagements. (Une connexion internet est obligatoire dans ce cas).

En bas de la fenêtre, le solde de vos jetons est aussi visible.

La fenêtre de configuration vous permet :

-       Le paramétrage des adresses email et signatures pour l’envoi des documents,

-       Envoyer une copie de votre base de données au support technique.

La fenêtre vous propose alors de choisir l’adresse d’expédition ainsi que le texte. Par défaut, le même texte est envoyé pour chaque type de document (Ordre de mission, LV chargement, LV livraison) mais vous avez la possibilité de choisir un texte par type de document.

Pour cela, il suffit de cocher la case « Texte différent pour chaque type de doc. » afin d’afficher le type de signature pour chaque document.

Les informations sont alors sauvegardées au moment de la fermeture de la fenêtre.

Lors d’un appel au support technique, il peut vous être demandé de faire remonter vers nos services une copie de votre base de données à des fins d’analyse. Il suffit alors de cliquer sur l’icône  afin de lancer l’envoi.

La lettre de voiture dématérialisée vous permet d’accéder, en consultation, à toutes les informations que vous fournit en temps normal le document physique.

La gestion des lettres de voiture se découpe en 5 parties :

-       Général : Ici sont rassemblées les informations du déménagement (Société, catégorie, client, adresse etc…).

-       Ordre de mission : Toutes les informations de l’ordre de mission sont rassemblées dans cet onglet. Cette étape vous permet d’éditer l’ordre de mission signé par le client et le chef d’équipe.

-       Chargement : Les informations concernant le chargement sont rassemblées ici. Détails du devis, montants restants dû, etc… Cette étape vous permet d’éditer l’exemplaire chargement de la lettre de voiture signé par le client et le chef d’équipe.

-       Livraison : Les informations concernant la livraison sont rassemblées ici. C’est dans cette partie que les réserves (client / chef d’équipe) sont émises. Cette étape vous permet d’éditer l’exemplaire livraison de la lettre de voiture signé par le client et le chef d’équipe.

-       Heures : Permet une gestion des heures pendant le déménagement. Ces détails seront expliqués dans le chapitre suivant.

La flèche en haut à gauche permet de retourner sur le planning.

La partie haute de cette fenêtre reprend les informations du client ainsi que du déménagement.

L’email enregistré dans la fiche du client est aussi affiché. C’est l’adresse email qui sera utilisée pour l’envoi des fichiers PDF.

Vous pouvez venir modifier ces informations en cliquant sur l’icône .

L’adresse email passe alors en rouge pour signaler qu’elle est en modification. Une fois les modifications effectuées, il suffit de cliquer sur l’icône   pour valider les modifications. Ces informations seront enregistrées dans le client.

Le descriptif de la catégorie du déménagement est aussi disponible. Cela vous permet de vérifier ce qui est prévu pour ce déménagement. La visualisation de la catégorie se fait en cliquant sur l’icône .

Une fenêtre s’ouvre alors reprenant les informations contenues dans la catégorie. La prise en charge des catégories spécifiques est aussi gérée. L’information de la présence d’une catégorie spécifique s’affichant comme dans CREAGIDEM, à savoir avec une étoile (*) avant le titre de la catégorie.

Si l’inventaire du client avait été effectuée sur Nomade Reloaded, vous avez la possibilité de le visualiser en cliquant sur l’icône .

La fenêtre d’inventaire se présente sous la forme suivante.

Les options cochées dans Nomade (démontage, à laisser, etc…) sont aussi remontées sous la forme de pictogrammes dans les lignes concernées.

Dans la partie basse de la fenêtre de l’onglet général, les informations sont réparties en 3 onglets :

-       Un onglet chargement reprenant les informations au chargement de ce déménagement,

-       Un onglet livraison reprenant les informations à la livraison de ce déménagement,

-       Un onglet véhicules listant les véhicules qui ont été affectés à ce déménagement dans l’exploitation.

Un itinéraire est également disponible en cliquant sur l’icône .

Le calcul de l’itinéraire sera effectué en fonction de votre position GPS pour le point de départ et l’adresse (chargement ou livraison) pour le point d’arrivée. L’application GPS par défaut de votre tablette s’ouvrira alors pour vous indiquer l’itinéraire.

Lors d’un contrôle de Police, vous avez la possibilité de générer l’ensemble des exemplaires de la lettre de voiture en cliquant sur l’icône  situé en haut à droite de toutes les fenêtres de la lettre de voiture.

Si des signatures ou des réserves ont déjà été émises, elles sont alors affichées sur les exemplaires.

Cette fenêtre reprend les informations de l’ordre de mission. Elle va vous permettre de voir les instructions qui ont été entrées en exploitation, l’équipe affectée, etc…

-       Une liste du personnel attribué au déménagement (Chef d’équipe, chauffeur, déménageur(s)),

-       Une liste du matériel à récupérer (carton, sangles etc…),

-       2 onglets :

o    Instructions : Liste des instructions renseignées lors de l’exploitation du déménagement,

o    Dommages : Saisie des dommages constatés avant le chargement,

-       La possibilité de prendre et/ou visualiser des photos.

La prise de photos s’effectue en cliquant sur le bouton . L’appareil photo est alors déclenché et le fait de valider la photo permet de l’enregistrer. Une bulle verte s’affiche alors sur le bouton de photos indiquant le nombre de photos disponibles pour cette phase de déménagement.

Lors du clic sur le bouton Photos, la fenêtre qui s’ouvre permet d’afficher les photos de cette phase.

Un appui long sur une des photos permet de rentrer en mode sélection pour pouvoir supprimer une ou plusieurs photos.

Il est nécessaire d’appuyer sur le bouton Supprimer en haut à gauche pour confirmer la suppression.

Il est possible de faire signer cet ordre de mission par le client et le chef d’équipe afin qu’il soit généré et envoyé au client.

Une fois qu’une des signatures est apposée, le champ de saisie des dommages avant chargement devient grisé afin d’éviter la modification.

Pour faire signer le client et le chef d’équipe, il suffit de cliquer sur le bouton correspondant. Une fenêtre s’ouvre alors et une zone de signature apparait. La personne peut alors signer au doigt et valider afin d’enregistrer la signature.

Il est possible d’effacer une signature si elle n’a pas été enregistrée auparavant. Il n’est cependant pas possible d’enregistrer une signature vide.

Une fois les signatures enregistrées, la génération de l’ordre de mission s’effectue en cliquant sur le bouton correspondant. Le fichier est alors généré et affiché sur la tablette.

Dans le coin supérieur droit de la fenêtre, une icône est affichée et permet l’envoi du fichier au client. Elle diffère selon le système d’exploitation :

L’icône  pour les systèmes IOS

L’icône  pour les systèmes Android

Lors de l’appui sur cette icône, une confirmation de l’adresse mail est affichée pour vous assurer de la bonne adresse mail avec le client. Si toutefois, vous souhaitez changer l’adresse, vous devez la modifier dans la partie « Général » vue plus haut.

Si des photos ont été prises, il vous sera proposé d’envoyer les photos en même temps que l’exemplaire de la lettre de voiture. Ces photos sont renvoyées vers CREAGIDEM et non au client.

L’envoi de ce fichier affiche une coche verte au-dessus du bouton de génération et bloque un nouvel envoi du même fichier.

Les fichiers générés sont signés numériquement par un certificat. Cela rend les fichiers authentiques et non falsifiables.

Cette fenêtre reprend l’ensemble des informations contractuelles de la partie Chargement de la lettre de voiture.

Le principe de signature et d’envoi de fichier est le même que celui évoqué ci-dessus

Cette fenêtre va permettre au client et au chef d’équipe d’émettre ou non des réserves à la livraison.

Elle est donc répartie en 2 onglets :

-       Les observations du client,

-       Les observations du chef d’équipe (ou représentant).

Le fait de cocher la case « avec réserves détaillées ci-dessous » de l’onglet Client ou la case « Je conteste les réserves du client » de l’onglet chef d’équipe fait apparaitre en dessous de celle-ci un cadre ou les réserves/commentaires peuvent être notés.

Une fois les réserves émises et signées, les champs correspondants deviennent grisés car signés.

Le principe de signature et d’envoi de fichier est le même que celui évoqué ci-dessus.

Il se peut qu’une partie du déménagement ait été déjà effectuée par une autre équipe sur une autre tablette. L’application vous permet alors de visualiser cette information :

-       Dans la fenêtre d’accueil grâce à la couleur des coches,

-       Dans la fenêtre de la phase déjà réalisée.

Sur la fenêtre d’accueil, les éléments déjà envoyés via un autre appareil sont matérialisés par la coche  en dessous de la lettre de la phase.

Dans une phase de déménagement, les champs de signature sont alors masqués et remplacés par une image.

Il ne devient donc plus possible d’envoyer les éléments de cette phase ni de faire signer le client.

Lors de la gestion de votre déménagement, il est possible de gérer les heures des déménageurs en « temps réel ». Cela permet d’affecter à chaque personne de l’équipe, les mêmes nombres d’heures pour le même type de tâche.

Pour afficher les heures du déménagement en cours, il suffit de cliquer sur la dernière icône .

Pour déclencher une tâche, cliquer simplement sur le type de tâche. La tâche sélectionnée s’affiche alors en indiquant l’heure de début de celle-ci.

Pour terminer une tâche et passer à la suivante, il suffit juste de cliquer sur la tâche suivante. Cela aura pour effet de finir la tâche précédente, en calculant la durée de cette tâche, puis de démarrer la nouvelle.

Le fil de tâches de la journée s’alimente alors au fil de l’eau et vous permet de gérer vos heures en temps réel.

A la fin du chantier, il est nécessaire de terminer le chantier pour clôturer la saisie des heures.

Une fois le chantier terminé, il n’est plus possible d’ajouter des heures par cette fenêtre, vous devez utiliser la gestion manuelle des heures disponible sur votre tableau de bord. Voir ci-dessous.

La saisie manuelle des heures vous permet d’éditer les heures entrées lors du déménagement et/ou ajouter des heures qui auraient été oubliées par les déménageurs.

Cette saisie s’effectue dans votre tableau de bord en cliquant sur l’icône « Gestion du temps de travail du jour ».

Lors de l’ouverture de la fenêtre, vous retrouvez un tableau récapitulatif des totaux de chaque tâche :

-       Conduite (ou accompagnement pour les autres déménageurs),

-       Travail,

-       Pause.

Les heures de chaque déménagement sont affichées. Il est possible de réduire la liste des déménageurs en cliquant sur la partie bleue.

Par défaut, le mode « équipe » est activé ; cela affecte les heures du chef d’équipe à l’ensemble du reste de l’équipe.

Si vous souhaitez ajouter/modifier des heures, il suffit de désactiver le mode équipe pour pouvoir sélectionner le déménageur concerné. Il suffit alors de cliquer sur le déménageur concerné pour afficher le détail de ses heures.

Cette fenêtre reprend le détail des heures du déménagement. La différence étant que vous pouvez ici ajouter/modifier une étape.

L’ajout d’une étape supplémentaire se fait en cliquant sur le bouton  .

Une fenêtre s’ouvre alors avec 3 éléments :

-       Le type de tâche,

-       L’heure de début de la tâche, (au format hh :mm)

-       L’heure de fin de la tâche. (au format hh :mm)

Pour entrer une tâche, il suffit alors de choisir un type (conduite, travail ou pause), d’ajouter l’heure de début puis l’heure de fin et de valider.

La tâche sera alors actualisée pour ce déménageur et les totaux réactualisés.

La modification d’une étape se fait grâce à un appui long sur la tâche à modifier. La fenêtre s’ouvre, reprenant les informations déjà saisies et peuvent donc être modifiées.

Il suffit de valider pour effectuer les modifications de la tâche sélectionnée.

La modification des heures est libre, elles peuvent donc se chevaucher et aucune vérification n’est effectuée, pensez donc à bien les vérifier. Les ajouts de tâches sont tracés en vue de vérifications par l’exploitant.

Le renvoi des heures vers CREAGIDEM se fait depuis la fenêtre récapitulative en cliquant sur le bouton   .

Le fait d’envoyer les heures, et donc de clôturer le chantier provoque l’effacement des signatures pour des raisons de confidentialité. Une fenêtre de confirmation est alors affichée pour vous prévenir de cela.

Une fois l’opération terminée, le bouton d’envoi devient grisé avec le terme « Heures envoyées ». Plus aucune saisie ne peut alors être effectuée.