Le paramétrage se fait dans la fenêtre Configuration/Fact. Elec.

-          L’email de facturation (privilégiez celui que vous avez entré sur votre plateforme),

-          Le SIREN de votre société,

-          Le SIRET de votre société,

-          Le numéro de TVA intracommunautaire.

Ces informations, si elles ne sont pas entrées, ne pourront valider l’activation de la facturation.

Par défaut, 3 notes de bas de facture sont automatiquement ajoutées à savoir :

-          La mention PMT pour les indemnités forfaitaires,

-          La mention PMD pour le taux des pénalités de retard,

-          La mention AAB pour la notion d’escompte.

Il est impératif de modifier ces valeurs par défaut pour ajuster les montants et les textes.

Pour cela, il vous suffit d’effectuer un double clic sur la mention choisie (ou de cliquer sur le bouton Modifier) et de faire les ajustements nécessaires.

Vous pouvez, si vous le souhaitez, ajouter de nouvelles notes en bas de vos factures en cliquant sur le bouton Ajouter

La liste des codes sujet est disponible en cliquant sur le bouton

Lors de l’envoi des factures à votre plateforme agréée, un schéma de facturation est inséré au fichier afin que votre entreprise soit reconnue par l’annuaire.

Ce schéma peut être de 3 types :

o    SIREN -> L’envoi se fera de la forme 0225 :SIREN

o    SIRET -> L’envoi se fera de la forme 0225 :SIREN_SIRET

o    Schéma personnalisé -> L’envoi se fera de la forme 0225 :SIREN_MAILLAGEPERSO

Il est donc nécessaire de choisir le type de schéma en fonction de ce que vous avez décidé lors de votre inscription à la plateforme agréée.

Une fois les paramétrages effectués, il vous suffit de cliquer sur l’interrupteur  pour lancer l’activation.

Les mentions obligatoires sont alors contrôlées et un récapitulatif est affiché indiquant les éléments configurés/manquants.

Tant qu’un élément sera affiché comme manquant, il ne sera pas possible d’activer la facturation électronique.

Les modes de paiement des factures doivent maintenant être envoyés avec la facture dans une nomenclature précise.

Il est donc obligatoire de faire la liaison entre vos modes de règlements et ceux prévus pour la facturation électronique.

Dans la fenêtre des modes de règlements (Configuration/Comptabilité/Règlements) vous allez devoir modifier chaque type de règlement entré en configuration et ajouter la référence de liaison pour la facturation électronique.

Si une liaison de mode de règlement n’est pas configurée, un message d’erreur sera affiché lors de la génération d’une facture au format Factur-X.

Dans chaque devis / commandes (uniquement les modèles X3), dans l’onglet des données contractuelles sont maintenant affichés 2 nouveaux combos.

-       Le mode de règlement,

-       L’IBAN à afficher.

Le mode de règlement n’est pas obligatoire à la validation du devis/de la commande mais si celui-ci n’est pas renseigné, un message d’erreur sera affiché lors de la génération de la facture.

L’IBAN à afficher permet d’ajouter les coordonnées bancaires du compte sélectionné dans vos devis et factures.

Il n’est affiché qu’avec les modes de règlements suivants :

o    VIREMENT,

o    PAIEMENT SUR COMPTE BANCAIRE,

o    PRELEVEMENT (IBAN du client)

Un système d’onglets a été créé dans les factures pour permettre l’ajout des nouvelles fonctions liées à la facturation électronique.

Les onglets de la facture sont les suivants :

-       Données (les données initiales de la facture),

-       Facturation électronique.

Lors d’un transfert d’une commande en facturation, les données de paiement sont automatiquement ajoutées avec les informations de la commande (pour les modes de règlements et les IBAN affichés).

Le cadre de facturation « Dépôt d'une facture de prestation de service » ainsi que le type « Facture commerciale » sont automatiquement ajoutés.

Les notes de facture sont aussi automatiquement recréées en fonction de celles entrées en configuration et seront affichées sur le PDF.

Lors de la création d’une facture de type « Livraison de biens » ou « Opération mixte », l’adresse de livraison (uniquement si elle est différente de l’adresse de facturation) doit apparaître sur la facture.

Lorsque ce type de facture est sélectionné, un bloc d’adresse est alors affiché en bas de la fenêtre. Si l’adresse est différente, il suffit de cliquer sur l’interrupteur « L’adresse de livraison est différente de l’adresse de facturation » et de rentrer l’adresse. Seul le pays étant obligatoire dans la norme, c’est pour cela que seul ce champ est contrôlé.

Lors de l’édition de la facture au format PDF (ou Factur-x), l’adresse de livraison est alors affichée à la droite de l’adresse de facturation du client.

La génération des factures au format Factur-X peut se faire à deux endroits différents :

-       - Soit dans la fenêtre 4 tiroirs en sélectionnant la facture désirée et en cliquant sur le bouton .

-       - Soit en vous rendant dans Comptabilité/Factur-X.

La fenêtre globale disponible dans Comptabilité/Factur-X vous permet de sélectionner plusieurs factures à générer en même temps.

Une fois les factures générées, l’interrupteur de la colonne Fx est alors coché pour indiquer que la facture a bien été générée.

Dans le cas où vous voudriez rééditer la facture au format Factur-X, un message est alors affiché en indiquant que la facture pourrait être refusée par la plateforme.

Cela permet au moins de générer la facture plusieurs fois si besoin tant que celle-ci n’est pas envoyée sur la plateforme.

L'e-reporting est le complément de la facturation électronique obligatoire en France. Il désigne la transmission automatique à l'administration fiscale des données de transactions commerciales (ventes aux particuliers ou à l'international) qui ne font pas l'objet d'une facture électronique classique interentreprises (l'e-invoicing). Il inclut aussi les données de paiement pour les prestations de services.

La création du E-Reporting s’effectue dans la nouvelle fenêtre disponible dans Comptabilité/E-Reporting.

La fenêtre se présente de la forme suivante :

Les dates à entrer correspondent aux dates des données à exporter.

Pour rappel, il est nécessaire d’exporter les données à des dates précises en fonction de votre régime de TVA.

Si vous déclarez votre TVA chaque mois, l'export des données de transaction (ventes) se fait par décades :

·         - Période 1 (du 1 au 10 du mois) : transmission avant le 20 du même mois.

·         - Période 2 (du 11 au 20 du mois) : transmission avant le 30 du même mois.

·         - Période 3 (du 21 à la fin du mois) : transmission avant le 10 du mois suivant.

Pour les données de paiement (règlements), la fréquence est mensuelle, avec un dépôt requis avant le 10 du mois suivant.

Fréquence pour les autres régimes :

·         Régime réel normal trimestriel : transmission mensuelle (avant le 10 du mois suivant).

·         Régime simplifié de TVA : les échéances s'alignent généralement sur le calendrier des avis de situation ou des acomptes selon les précisions de l'administration sur le site officiel des impôts.

Il suffit ensuite de récupérer le fichier généré et le déposer sur votre plateforme agréée.