1       Principe

Cette nouveauté vous permet de faire signer électroniquement un document à votre client. Le déroulé est le suivant :

·         Envoi d’un lien à votre client par messagerie électronique

·         Réception du mail par le client qui signe et doit confirmer la signature par un code reçu par messagerie électronique

·         Réception d’un mail vous indiquant que le document est signé. Ce document est disponible dans votre logiciel CREAGIDEM.

2 Activation

La signature électronique ne fonctionne que si la dématérialisation est activée. Il est nécessaire de contacter nos services pour activer l’option. La dématérialisation est déjà active pour les clients utilisant déjà DEMATEX

3 Jetons

La signature nécessite d’acquérir des jetons. Le tarif des jetons est disponible dans le Contrat de Licence ainsi que sur notre site Internet.

Un jeton n’est débité que si le document est signé par votre client (aucun jeton débité lors de l’envoi du lien et donc aucun jeton débité si votre client ne signe jamais le document ou le refuse).

Un seul jeton est débité quel que soit le nombre de signatures apposées dans le document qui est signé électroniquement de manière globale.

Si votre solde de jetons est nul ou débiteur, cela ne bloque pas la signature d’un client mais cela entrainera un nouveau débit de votre solde. Vous ne pourrez cependant pas envoyer de lien de signature si le solde est nul ou débiteur. Il n’est pas encore possible d’acheter des jetons de manière autonome en dehors des heures d’ouverture de CREAGICIEL. Soyez donc prévoyants pour recharger votre solde de jetons.

Votre solde de jetons est indiqué sur la partie droite du tableau de bord. Un clic sur le solde permet de le réactualiser si nécessaire.

4 Jetons DEMATEX

Les jetons préalablement acquis dans le cadre de DEMATEX ont été transférés dans votre solde de jetons. Un jeton peut être utilisé soit pour DEMATEX soit pour la signature électronique.

5 Paramétrage Mail

La signature électronique ne fonctionne que si vous avez renseigné une adresse mail de contact dans le paramétrage de votre société via Configuration/Entr. & Pers. /Textes, Lettres & CGV / Mon Entreprise.

Il s’agit de l’adresse sur laquelle vous recevrez les informations relatives à la signature ou au refus de signature de votre client.

6 Paramétrage Devis et Contrat

Il est possible de paramétrer la signature pour :

·         chaque modèle de devis de déménagement (en fonction de votre version),

·         chaque modèle de CGV de déménagement (en fonction de votre version),

·         les catégories de déménagement,

·         le devis de garde-meubles,

·         chaque modèle de CGV de garde-meubles

·         le devis de self-stockage,

·         chaque modèle de CGV de self-stockage

·         le contrat de garde-meubles,

·         le contrat de self-stockage,

·         le devis de services (en fonction de votre version).

Pour ce paramétrage, il suffit de se rendre dans Configuration/Editions/Textes, Lettres & CGV , onglet Signature.

Il suffit pour chaque type de document de le sélectionner et de cliquer sur signature ou de double cliquer sur le type de document.

Par défaut, une signature existe pour chaque type de devis.

La position de la future signature est matérialisée par un dessin.

Vous pouvez :

·         modifier la position de la signature en changeant les valeurs X et Y et en cliquant sur Modifier. Le document est alors réaffiché,

·         modifier la taille de la signature en changeant les valeurs L et H et en cliquant sur Modifier. Le document est alors réaffiché,

·         supprimer la signature en cliquant sur Supprimer (par exemple si vous ne souhaitez pas que les catégories soient signées),

·         ajouter la signature si celle-ci a été supprimée en cliquant sur Ajouter.

Les limitations sont les suivantes :

·         la signature d’un document est nécessairement positionnée sur la dernière page

·         en cas de changement de nombre de pages d’un document, il est nécessaire de réinitialiser la signature.

·         si les catégories sont signables, elle doivent toutes avoir le même nombre de pages (sinon un décalage pourrait se produire)

7 Paramétrage Courriers

Il est possible de paramétrer la signature pour les courriers (uniquement les courriers en version X5).

Pour ce paramétrage, il suffit de se rendre dans Configuration/Editions/Modèles de courrier puis de sélectionner le courrier à paramétrer et de cliquer sur Signatures.

Le paramétrage est ensuite identique à celui vu précédemment.

8 Envoyer un lien de signature pour un devis

Il n’est possible d’envoyer un lien de signature que si le client possède une adresse mail.

Pour envoyer un lien de signature pour un devis (DGT, GM, SELF ou SRV), il suffit de sélectionner le devis et de cliquer sur le bouton Signer (uniquement dans la fenêtre 4 tiroirs).

Si le devis n’est pas configuré pour être signé, cette action sera sans effet.

Une fenêtre s’ouvre et vous permet d’ajouter des courriers à votre devis pour constituer le document à signer. Il est possible d’ajouter des documents signables ou non.

Les limitations sont les suivantes :

·         le devis doit forcément être en première position,

·         il n’y a pas de bouton pour inverser l’ordre des documents ou pour supprimer un document.

Une fenêtre permet ensuite :

·         de faire un aperçu avant impression pour envoyer le document par mail classiquement comme via le bouton Dossier,

·         Envoyer le lien de signature.

Dans les deux cas, il est possible au préalable de modifier le nom de la pièce jointe (qui sera également le nom du document dans l’historique des signatures).

L’envoi du lien de signature ouvre un aperçu qui permet de vérifier ou seront positionnées les signatures.
Il est indispensable de vérifier que tout est correct avant de cliquer sur le bouton d’envoi (une dernière confirmation est nécessaire).

Vous ne pourrez par contre pas envoyer de lien de signature si le solde est nul ou débiteur. Il n’est pas encore possible d’acheter des jetons de manière autonome en dehors des heures d’ouverture de CREAGICIEL. Soyez donc prévoyants pour recharger votre solde de jetons.

Votre solde de jetons est indiqué sur la partie droite du tableau de bord. Un clic sur le solde permet de le réactualiser si nécessaire.

L’envoi du lien et l’envoi traditionnel du devis par mail sont distincts. Nous vous conseillons de réaliser les deux et de
rajouter dans votre signature de mail un texte indiquant qu’un lien de signature sera envoyé.

9 Envoyer un lien de signature pour un contrat

Pour envoyer un lien de signature pour un contrat (GM ou SELF), il suffit de sélectionner le contrat et de cliquer sur le bouton Signer (uniquement dans la fenêtre 4 tiroirs). Seul un contrat édité peut être signé.

Le reste de la procédure est identique à celui de l’envoi pour un devis.

10       Envoyer un lien de signature pour un courrier

Pour envoyer un lien de signature pour un courrier, il suffit de sélectionner le courrier et de cliquer sur le bouton Signer (uniquement dans la fenêtre 4 tiroirs). Seul un courrier configuré pour être signé peut être signé. Il est possible d’ajouter des courriers signables ou non (seul le premier doit être configuré pour être signé).

Le reste de la procédure est identique à celui de l’envoi pour un devis.

11       Procédure de signature pour le client

Le client reçoit alors un email dont le texte n’est pas paramétrable.

Il l’invite à afficher le document.

Le client accède alors à un espace sécurisé sur Internet 

Cette espace lui permet de voir le document à signer et les positions des signatures qui seront apposées.

Le client peut :

·         Signer le document,

·         Refuser le document,

·         Ne rien faire.

Dans le cas d’une signature, une fenêtre invitera le client à renseigner ses noms et prénoms, sa qualité en cas de société et de signer soit de manière « manuscrite » en dessinant la signature à la souris, soit en changeant le mode et en laissant votre nom s’écrire en guise de signature (plusieurs calligraphies sont possibles).

Pour valider définitivement et assurer une sécurité double authentification, il est nécessaire pour le client de cliquer sur Recevoir mon code de sécurité par email.

Le client reçoit alors par courrier électronique contenant le code à saisir.

Si le client valide la signature, le client recevra alors un courrier électronique lui indiquant le succès de sa signature avec en pièce jointe le document signé et infalsifiable. Vous recevrez une copie du mail en copie cachée avec également la pièce jointe.

Vous serez alors averti d’une nouvelle signature grâce la pastille bleue qui s’incrémentera dans le menu Déménagements/IE (même si c’est un devis de garde meubles qui est signé).

12       Etat des signatures de tous les clients

Un clic sur Liste des signatures électroniques dans le menu ci-dessus permet d’afficher toutes les signatures avec les informations suivantes :

·         Date de création,

·         Date d’expiration,

·         Date de signature,

·         Etat.

Un Etat Lu indique que votre client a cliqué sur le lien pour ouvrir la page de signature.

Il est possible de rafraichir la fenêtre et masquer les signature expirées ou désactivées.

13       Etat des signatures d’un client

Un clic sur Signatures dans la fenêtre 4 tiroirs d’un client permet d’afficher toutes les signatures de ce client avec les informations identiques.

Un clic sur un document permet de le visualiser.

Un document non encore signé peut-être désactivé, c’est-à-dire qu’il ne pourra plus être signé. Si par exemple, vous avez envoyé deux liens de signature pour deux devis avec des catégories et que le client en a signé un, vous pouvez désactiver le second.

Un double clic sur un document ou une sélection d’un document suivi d’un clic sur le bouton Télécharger permet de télécharger le document quel que soit son état.

14       Validité

La validité d’un lien s’il n’est pas désactivé, signé ou refusé est la suivante :

·         Celle du devis pour un devis,

·         Celle du devis pour un contrat,

·         30 jours pour un courrier (non paramétrable).

15       Restrictions

L’envoi d’un lien de signature électronique respecte les mêmes règles que l’envoi d’un dossier. Le seul but est de vous faire gagner du temps, d’améliorer la sécurité et l’archivage.

Par exemple, il est possible d’envoyer un devis quel que soit son état. La signature d’un devis ne passe pas ce dernier en commande. Aucune restriction ni automatisation n’a été appliquée à la signature électronique.

Il est désormais possible d’afficher le taux d’émissions de Co2 sur vos devis de déménagement ainsi que vos factures de déménagement. Ce taux est calculé sur la base d’un niveau 1 et est enregistré en base de données lors de la validation/modification d’un devis de déménagement ou d’une commande.

Par défaut, les taux ne sont pas affichés sur les devis et les factures. Pour activer cette option, il suffit de se rendre dans Configuration/Editions/Textes, Lettres & CGV :

Onglet Devis pour activer l’affichage du taux sur vos devis,

Onglet Finances pour activer l’affichage sur vos factures.

Le taux de Co2, lorsqu’il est activé est alors affiché en haut à droite des devis de déménagement, juste en dessous du bloc d’informations client.

Pour les factures, il est également placé au même endroit.

Le taux de Co2 a été ajouté à la statistique des déménagements facturés (Stats commerciales). Cet ajout vous permettra d’effectuer des extractions vers Excel pour des statistiques plus poussées.

L’adresse email du client a été ajoutée à la statistique des déménagements facturés (Stats commerciales). Cet ajout vous permettra d’effectuer des extractions vers Excel pour des mailings clients ou des relances.

Le nom de la catégorie de déménagement est dorénavant affiché sur le planning d’exploitation. La catégorie spécifique est aussi affichée si vous avez dérogé à la catégorie dans votre devis de déménagement.

Cette option est aussi accessible sur le planning mutualisé.

Les champs de fusion ##CL.ADCOMPLETE## (pour l’adresse d’expédition du devis) et ##CL.ADCOMPLETEF## (pour l’adresse de facturation) apparaissent dans les courriers. Ces champs de fusion permettent de grouper l’ensemble de l’adresse client dans un seul champ afin de ne pas avoir de lignes blanches si l’adresse 2 ou l’adresse 3 n’est pas remplie dans la fiche du client.

La géolocalisation des adresses servant à récupérer les coordonnées GPS des adresses des clients est désormais désactivable si vous ne souhaitez pas vous en servir.

Cette fonctionnalité se trouve dans Configuration/DGT/Géolocalisation.

ATTENTION : Si vous désactivez la géolocalisation des adresses, la gestion des visites ainsi que les groupages seront alors indisponibles. Ces fonctionnalités se servant obligatoirement de la fonctionnalité de géolocalisation.

Cette nouvelle statistique permet de lister l’ensemble des déménagements en commande où une demande de stationnement (au chargement ou à la livraison) a été cochée dans le devis.

Les demandes disparaissent de la statistique dès lors que l’autorisation a été éditée depuis l’exploitation.

Un double clic sur une ligne permet l’ouverture du client concerné.

La statistique des litiges a été agrémentée de 3 nouvelles colonnes concernant les montants liés au litige.

Cela permet de visualiser plus rapidement les montants des litiges et de pouvoir faire des extractions vers Excel pour plus de statistiques.

Si un courrier automatique possédait des champs de fusion, ceux-ci n’étaient pas modifiés lors de l’impression du devis. Cela a été corrigé dans la présente version.

La fenêtre de courriers X5 est désormais bien affichée lors d’un ajout depuis un dossier.

La date du courrier est dorénavant la bonne (celle de la création du courrier) lors de l’impression d’un courrier contenant ce champ de fusion.

Lors du transfert en facturation d’un déménagement faisant partie d’un groupage, seule la possibilité de facturer l’ensemble du groupage était possible. Il est dorénavant possible de ne facturer que le déménagement sélectionné en répondant « Non » lorsque le logiciel vous propose de facturer l’ensemble des déménagements du groupage.

Dans certains cas, la facturation d’un groupage pouvait entrainer une double facturation d’un déménagement. Cela a été corrigé dans cette version.

Certaines tâches parallèles pouvaient conduire à un message d’erreur (bloquant ou non) lors d’un envoi de mail interne ou d’une récupération de fichier de Nomade. Cela a été corrigé dans cette version.

Dans certains cas, le changement de classe d’un déménageur pouvait forcer son coefficient à 0 et donc, entrainer un message d’erreur par la suite lors de la réouverture. Un message d’erreur est maintenant affiché si le coefficient est à 0 et vous empêche la validation.

Les valeurs des coefficients ont été mises à jour avec les valeurs actuelles.

L’heure de début de service est maintenant au format heure afin de pouvoir paramétrer une heure complète. Cette valeur est aussi reportée dans le champ de fusion ##HDEBUT## sur le contrat journalier.

Lorsqu’un même mobilier était dans la liste des mobiliers, le fait de changer le dernier mobilier du même nom pouvait, à la validation, modifier le premier. Ceci a été corrigé dans cette version.

Lors d’un envoi d’inventaire effectué avec la nouvelle version de Nomade, l’ancien modèle d’inventaire pouvait être envoyé à la place. Ceci a été corrigé dans cette version.

La déconnexion automatique était préalablement fixée à 10mn mais pouvait sembler assez restreinte pour certains utilisateurs. Ce délai a été allongé à 1h.

La récupération des visites sur Nomade était modulable entre 1 et 7 jours. Cette limite a été supprimée sur cette mise à jour.

L’option a donc été supprimée du menu Paramètres sur l’application.

La mise en veille de l’application a été supprimée lors des phases de récupération de visites ou de renvoi vers CREAGIDEM. Cela pouvait engendrer des soucis de récupération/envoi lorsque l’appareil se mettait en veille.

Lorsqu’une date de visite était supprimée dans CREAGIDEM et que la visite avait été envoyée vers Nomade, lors de la replanification de la visite, celle-ci apparaissait alors en double dans Nomade. Ce souci a été corrigé dans cette version.

Lorsque vous rencontrez un souci et que le support technique a besoin d’analyser la base de données qui est présente sur votre appareil, vous avez la possibilité d’envoyer une copie de la base afin que le support CREAGIDEM puisse intervenir.

Cette fonctionnalité se trouve dans la fenêtre des paramètres de votre application. Il est conseillé d’avoir une connexion au WIFI lors de l’envoi de vos données.

Il pouvait se produire une erreur lors d’une connexion sans internet depuis votre application. Celle-ci a été corrigée dans la présente version.

Il est désormais possible d’ajouter/modifier le commentaire de la visite. Ce commentaire est modifiable dans la section « Récap » de votre application. Le commentaire est aussi renvoyé vers votre base CREAGIDEM lors de l’export de la visite.

Les mobiliers affectés à toutes les pièces dans la configuration de CREAGIDEM sont dorénavant bien affichés dans toutes les pièces sur Nomade.

Un appui long dans une zone vide pouvait conduire à une erreur. Cela a été corrigé dans cette version.

Dans de rares cas, la suppression d’une pièce de l’inventaire pouvait conduire à une erreur. Cela a été corrigé dans cette version.

• Affichage complet des informations sur la situation du miliaire sur les devis nationaux si le taux de C02 est également affiché
• Blocage de l’impression par lot des factures en version WEB (suite à des restrictions des navigateurs) dans la fenêtre Toutes Factures. Il faut désormais passer par une fusion.
• Blocage de l’impression par lot des factures en version WEB (suite à des restrictions des navigateurs) pour la facturation automatique du GM
• Ajout de la possibilité de fusionner les factures pour la facturation automatique du GM afin de faire une impression groupée.
• Correction d’une anomalie pouvant masquer certaines tâches de l’agenda suite à une exportation vers NOMADE
• Correction d’une anomalie pouvant griser  la configuration des signatures électroniques.